La mayoría de las veces ocurre que si una empresa, por pequeña que sea, persiste y sigue trabajando su presencia y servicios que ofrece (también) por internet, crecerá y se planteará como relacionarse mejor con sus clientes.
Un sistema global que le permita gestionar las tareas diarias de intercambio de información, de emails, ventas, e-learning, ofrecer los servicios, la comunicación en general, la contabilidad, etc.
Hemos preguntardo a la inteligencia artificial, IA, de diferentes procedencia, sobre cual es el mejor software para gestionar mi empresa.
He preguntado lo siguiente:
IA, aconséjame un crm para gestionar a mis clientes, que sea seguro y no suponga un gasto enorme, que sea económica pero confiable y permita que mi pequeño negocio o empresa siga creciendo. ¿Cuales son los mejores software de gestión de clientes en mi caso?
Aquí va la respuesta, interrumpida o orientada, a veces, por mis aclaraciones:
Para recomendarte el mejor CRM, me ayudaría saber un poco más sobre tus necesidades, pero aquí te doy algunas opciones populares según diferentes perfiles:
Para pequeños negocios o freelancers:
- HubSpot CRM – Software Gratuito, intuitivo y con buenas funciones básicas. Ideal para empezar
- Zoho CRM – Económico y muy completo, con plan gratuito hasta 3 usuarios
- Pipedrive – Muy visual y fácil de usar, enfocado en ventas
Para negocios en crecimiento:
- Monday.com – Flexible y personalizable, no solo CRM sino gestión completa
- Salesforce Essentials – Versión simplificada del líder del mercado
- Freshsales – Buena relación calidad-precio, interfaz moderna
Para empresas grandes:
- Salesforce – El más completo y escalable del mercado
- Microsoft Dynamics 365 – Excelente si ya usas productos Microsoft
- SAP Customer Experience – Para organizaciones enterprise
Factores a considerar:
- ¿Cuántos usuarios necesitas?
- ¿Qué presupuesto tienes?
- ¿Necesitas integraciones con otras herramientas (email, contabilidad, etc.)?
- ¿Qué tan técnico es tu equipo?
Si me cuentas un poco más sobre tu situación, puedo darte una recomendación más específica. ¿Cuál es el tamaño de tu negocio y qué funcionalidades son más importantes para ti? Pequeño negocio, unos 1000 clientes, bajo presupuesto, integración con Brevo
Perfecto, con esos requisitos te recomiendo:
HubSpot CRM – primera recomendación
Ventajas:
- Completamente gratuito para funciones básicas (hasta 1 millón de contactos)
- Tiene integración nativa con Brevo (antes Sendinblue)
- Muy intuitivo y fácil de usar
- Incluye seguimiento de emails, gestión de pipeline, tareas y recordatorios
- Puedes escalar pagando solo si necesitas funciones avanzadas
Zoho CRM – Alternativa económica
Ventajas:
- Plan gratuito hasta 3 usuarios
- Planes de pago desde $14/usuario/mes
- Se integra con Brevo vía Zapier o integraciones nativas
- Muy completo incluso en versión básica
Freshsales – Opción intermedia
Ventajas:
- Plan gratuito disponible-
- Planes desde menos de 10€ al mes
- Integración con Brevo posible
- Interfaz moderna y limpia
Mi recomendación final: Empieza con HubSpot CRM gratuito. Es la opción más robusta sin costo, tiene integración directa con Brevo, y para 1000 clientes es más que suficiente. Si eventualmente necesitas automatizaciones más complejas o reportes avanzados, puedes ir añadiendo funcionalidades de pago gradualmente.
Pregunta: Que significa gestión de pipelines
La gestión de pipeline (o embudo de ventas) es una forma visual de organizar y seguir el proceso de venta con tus clientes potenciales.
¿Cómo funciona?
Imagina que cada venta pasa por diferentes etapas antes de cerrarse. Un pipeline típico podría ser:
- Contacto inicial – Acabas de conocer al cliente potencial
- Calificación – Verificas si realmente necesita tu producto/servicio
- Propuesta enviada – Le mandaste presupuesto u oferta
- Negociación – Están discutiendo precio, condiciones, etc.
- Cierre – ¡Venta ganada! (o perdida)
Ejemplo práctico
Si tienes una empresa de diseño web:
- Juan está en «Contacto inicial» (te escribió preguntando precios)
- María está en «Propuesta enviada» (le mandaste presupuesto ayer)
- Pedro está en «Negociación» (está decidiendo entre dos paquetes)
- Ana está en «Cierre» (acaba de firmar el contrato – ¡ganado!)
¿Para qué sirve?
- Ver de un vistazo cuántos clientes potenciales tienes en cada fase
- No olvidar seguimientos – sabes a quién contactar y cuándo
- Predecir ingresos – si tienes 10 propuestas enviadas por 1000€ cada una, sabes que pueden entrar ~10.000€
- Detectar problemas – si muchos se quedan en «propuesta» sin avanzar, quizá tus precios son altos
Es básicamente tener tu proceso de ventas organizado y visible, en lugar de tenerlo todo en la cabeza o en notas sueltas.
¿Como funciona hubspot para envio de emails, o necesita una aplicación externa?
HubSpot tiene capacidades propias de envío de emails, pero con limitaciones en el plan gratuito. Te explico:
HubSpot gratuito – Emails incluidos:
Puedes enviar:
- Emails individuales directamente desde el CRM
- Emails de seguimiento uno a uno
- Plantillas de email personalizables
- Seguimiento de aperturas y clics
Limitaciones:
- Solo 2,000 emails al mes en total
- No incluye emails masivos/newsletters sofisticados
- Funciones de automatización muy básicas
Por eso Brevo es perfecto como complemento:
Brevo (Sendinblue) te da:
- Plan gratuito: 300 emails/día (9,000 al mes)
- Campañas masivas y newsletters
- Automatizaciones de marketing avanzadas
- Mejores herramientas de diseño de emails
¿Cómo funcionan juntos HubSpot y Brevo?
1. HubSpot → Gestión de contactos, ventas, pipeline, CRM
2. Brevo → Envío masivo de newsletters, campañas de marketing
3. Integración → Los contactos se sincronizan automáticamente entre ambas plataformas
Mi recomendación para tu caso:
Usa HubSpot + Brevo integrados:
- HubSpot para gestionar tus 1000 clientes y el proceso de ventas
- Brevo para enviar newsletters y campañas de marketing
- La integración mantiene todo sincronizado
Es la combinación perfecta para bajo presupuesto: ambos tienen planes gratuitos generosos y se complementan muy bien. HubSpot no es una herramienta de email marketing pura (para eso necesitarías pagar sus planes avanzados), por eso Brevo es el aliado ideal.
Mi recomendación:
Empieza con ambos gratuitos (HubSpot + Brevo). Para 1000 clientes y bajo presupuesto es perfectamente viable. Si creces o necesitas más funciones, siempre puedes upgradear solo Brevo (HubSpot gratuito seguirá siendo suficiente para el CRM).
¿Para contabilidad me servirá hubspot?
No, HubSpot NO es una herramienta de contabilidad. Es exclusivamente un CRM para gestión de clientes y ventas.
Lo que SÍ hace HubSpot:
Gestionar contactos y clientes- Seguimiento de ventas y pipeline
- Crear presupuestos/cotizaciones básicas
- Registro de deals (oportunidades de venta)
Gestionar contactos y clientesLo que NO hace HubSpot:
- Facturación
- Contabilidad (ingresos, gastos, impuestos)
- Control de pagos y cobros
- Reportes fiscales
- Gestión de inventario
Facturación¿Qué software necesitaré para la contabilidad?
Opciones para pequeño negocio y bajo presupuesto:
En España:
- Holded – Desde 0€ (freemium), muy completo
- Contasimple – Desde 6€/mes, muy simple
- Quipu – Desde 9€/mes, enfocado en autónomos
- FacturaDirecta – Plan gratuito disponible
Internacionales:
- Wave – Gratuito (facturación básica)
- Zoho Books – Desde 10€/mes
- QuickBooks – Más caro pero muy completo
Lo ideal: HubSpot + Software contable integrados
Muchos programas de contabilidad se pueden integrar con HubSpot:
– Cuando cierras una venta en HubSpot → se crea automáticamente la factura en tu software contable
– Evitas duplicar trabajo
Ejemplo de flujo:
1. HubSpot → Gestionas el cliente y cierras la venta
2. Software contable → Emites factura, registras el pago
3. Integración → Todo sincronizado
Para España te recomiendo estas opciones de software de contabilidad:
## Mis recomendaciones TOP para tu caso:
### 1. Holded
(Mi favorita para ti)
– Precio: Plan gratuito disponible, luego desde 29€/mes
– Ventajas:
- Empresa española (Barcelona), interfaz en catalán y castellano
- Facturación, contabilidad, inventario, CRM básico. Incluye Verifactu.
- Cumple normativa española/catalana (IVA, IRPF, modelos fiscales)
- Se integra con HubSpot
- Muy completa para pequeños negocios
– Ideal si: Quieres una solución todo-en-uno española
– los 1os 3 meses gratis
2. Quipu
– Precio: Desde 30€/mes
– Ventajas:
– También española, muy orientada a autónomos y pymes
– Súper fácil de usar
– Gestión de tickets y gastos con IA
– Modelos fiscales españoles automatizados
– Ideal si: Buscas simplicidad máxima
3. Contasimple
– Precio: Desde 9€/mes (la más económica)
– Ventajas:
– Española, muy básica pero suficiente
– Facturación y contabilidad simple
– Económica
– Ideal si: Presupuesto muy ajustado
Recomendación específica final
Holded porque:
- Te sirve para facturación Y contabilidad
- Se integra bien con HubSpot (sincroniza clientes y ventas)
- Cumple toda la normativa fiscal española
- Para 1000 clientes y bajo presupuesto, el plan básico te servirá
Setup ideal completo:
HubSpot (gratuito) → Gestión de clientes, pipeline de ventas
Brevo (gratuito) → Email marketing y newsletters
Holded → Facturación y contabilidad
Todo integrado y sincronizado.
Consejo extra: Si tienes gestoría, pregúntales qué software prefieren. Algunos gestores ya tienen experiencia con ciertas plataformas y te pueden ayudar mejor.